DesignOpsで企業内のコラボレーションを改善するには？

2022年2月、UXPinはDesignOpsのエキスパートであるデイブ・マルーフ氏を迎え、「Holistic Design Operations」と題した無料のWebセミナーを開催しました。彼は、彼と自身のチームが、大企業やエンタープライズ企業に共通するサイロ（情報が連携されていない状態）の解消のために、「人の動かし方問題」をどのように解決したかについて話しています。

2022年5月、企業向け集中デザインシステム構築に関するウェブセミナーに参加しました。「Enterprise Design System–How to Build and Scale. 」から無料でご覧ください。

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企業はサイロ化しやすい

多くの企業にとって、サイロ（情報が連携されていない状態）は重要な問題です。このような縦割りのサイロは、チーム、プロジェクト、業務の間に横の隔たりを生み、デザインチームがいい仕事をできなくなります。

企業は、3つのレベルでの個々のワークストリームの作業の管理が必要です：

• プロジェクトレベル
• プログラムレベル（プロジェクト群）
• ポートフォリオレベル（プログラム群）

組織の規模が大きくなると、このようなサイロが拡大し、問題が発生・深刻化します。このサイロを構築した基盤は崩壊し始め、一貫性、結束力、最適化、効率性、スピードが低下し始めます。

組織は、このような縦割りのサイロに気を取られ、全体的なデザイン実践のサポート構造を維持する能力を失ってしまいます。一度にこれらのサイロのうちの1つだけに焦点を当てることは、拡張性のある解決策ではなく、問題を悪化させるだけです。

たとえば、デリバリーを拡張しようとすると、実務やビジネスなど他の運用プロセスにボトルネックが発生し、このサイロ間のギャップを埋めるには、全体的なDesignOpsのアプローチが必要です。

全体的なDesignOpsの導入

DesignOps（Design Operationsの略）とは、デザインプロセス、人材、テクノロジーを最適化し、製品のデザインやビジネス価値を向上させるとともに、従業員にとってより良い、実りある、効率的な労働環境を構築することを指します。

デイブ・マルーフ氏は、DesignOpsを3つの柱で表現しています：

• デリバリー運営：プロセスとプログラム-通常、DesignOpsが最初に着手する場所。効率性、速度、コスト削減を最適化し、どのようにデリバリーするかに焦点を当てる運営
• プラクティス運営： 人、スペース、方法、ツールでデザイナーによるデザインが可能になる。品質、コミュニティ、エンゲージメントに焦点を当てる運営
• ビジネス運営：デイブ・マルーフ氏曰く、”誰も話題にしたがらない業務“。チームが対処しなければならない官僚的な業務。財務、IT、調達、コンプライアンス、法務などに焦点を当てる運営

前述したように、DesignOpsの3つの柱は互いに影響しあい、絡み合っています。デザインオペレーションを最適化するのであれば、全体的なアプローチで、これらの分野すべてに優先順位をつける必要があります。何かを省いてしまうと、問題を解決するのではなく、問題を増やしてしまう可能性があるのです。

DesignOpsは運営上の問題をどのようにサポートするのか？

このような運用上の問題は、例えばデザインシステム、プラットフォームレイヤー、再利用可能なコアコンポーネント、共通のブランディングなど、アーキテクチャ上のソリューションで解決できると誤解されています。

これらは合理的な解決策ですが、問題は技術的なマッピングではなく、人の問題なのです。

運営上の問題の発見

デイブ氏とDesignOpsチームは、プラットフォームやツールが増えると、人材を考慮せずにプロセスの最適化に注力するため、解決しようとする問題が大きくなることが多いことに気づきました。

問題はデザインではなく、サービス管理の問題だったのです。

彼は自身のDesignOpsチームと、この人材の問題に対する発見プロセスを開始しましたが、解決策に行き着くには、複数の部署のチームメンバーとの共同作業が必要でした。

そこで彼のDesignOpsチームは、ジャーニーマッピングのサービスの青写真を用いて、4つの鍵となる分野を調査しました：

• 規模
• サイロ
• 橋渡し
• 人

プラットフォームとコンポーネントはあっても、真の問題は運営の欠如にあったのです。つまり、人間同士で話されたことを実践とプログラムに絡ませる方法を見つけなければならず、彼とチームのソリューションは、デザインの意図からデザインの実行に至るまで、話を動かす必要があったのです。

調査を終えたデイブのDesignOpsチームは、垂直サイロという難問に再びたどり着きました。

この運用上の問題は、サイロの中にいる人たちが、サイロのメンテナンスも行っているため、ツールだけでは解決しにくいという問題がありました。技術的な意味での橋渡しはあっても、運用や話のレベルでの橋渡しはほとんどなかったのです。

彼らは、人々が目隠しをしていること、つまりトンネルビジョン的な考え方があることがわかったのです。サイロの視点で物事を判断し、それが他のサイロや会社と一致しないのです。

このような個々のサイロに根本的な問題があったわけではありません。チームはデータを使って意思決定を行い、システムやプロセスを最適化していましたが、それぞれのサイロが独立して運営されているため、納品物のまとまりや一貫性に欠けるのです。

彼のチームは、ユーザーの視点から物語レベルの接続点を作るために、運用モデルを変更する必要がありました。

デイブ・マルーフによるオペレーション最適化戦略

デイブ氏とDesignOpsチームは、業務プロセスの親ジャーニーを作成し、それぞれの親はチャネルと意思決定ツリーを持つ2Dのジャーニーマップを作成しました。

彼のチームは、各段階でメタデータを作成し、チームメンバーが業務上の意思決定の背後にある意味を掘り下げることができるようにしました。このメタデータは、ビジネスチームとデリバリーチームに伝えられ、優先順位の決定とより良い意思決定に役立てられました。

メタデータには、作業へのリンク、インサイト、プロジェクトが発展するにつれてチームがモニタリングしなければならないメトリクス、機会などが含まれていました。彼のチームは、連携と連絡のためのコメントシステムも用意し、プロジェクトの要件に合うようにペアレントジャーニーを動的なものにしました。

​​このダイナミックなジャーニーマップにより、プロジェクトの現状と複数の将来の状態案が可視化され、チームメンバーは優先順位をつけて意思決定を行うことができるようになりました。

オペレーションチームは、DPM（デザインプログラムマネージャー）をジャーニーの作業に、別のDPMをデリバリーに割り当てました。これらのDPMとチームのジャーニーマップシステムを組み合わせることで、サイロ間のギャップを埋めることができ、プロジェクト、プログラム、ポートフォリオ間の結束と連携を向上させることができたのです。

デイブ・マルーフ氏のアプローチの詳細については、UXPinが主催したウェビナー「Holistic Design Operations」でぜひご確認ください。

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