リモート デザインスプリント ガイド
リモートデザイン・スプリントは、より多くの人々が都市や世界中のさまざまな場所からコラボレーションを行うようになり、ますます人気が高まっている。パンデミックがリモートワークへの動きを加速させたとはいえ、この動きは2020年よりずっと以前からあります。
正しい方法で行えば、リモート デザインスプリント は対面イベントと同等に有意義で生産的なものになります。この段階的なガイドで、リモート デザインスプリント を成功させるためのヒントとアドバイスを提供します。
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デザインスプリント とは？
デザインスプリント は、5日間で特定のデザイン問題を解決するためにチームが参加する集中的なグループセッションです。スプリントでは、グループワークと個人ワークが組み合わさることで、アイデアを出し、プロトタイプ作成、テストを解決策を見つけるまで繰り返します。これは、スピードと効率性を目的としています。
誰が デザインスプリント をするのか？
ファシリテーターは、 デザインスプリント チームをまとめながら指導します。
主な仕事は以下の通りです：
- 場所の確保
- 日時設定
- チームと連絡
- 文房具や備品を集める
- 飲み物や軽食の手配
- デザインの印刷作業
場合によっては、ファシリテーター自身がスプリントに集中するために、デザイン業務外の仕事をアシスタントに任せることもあります。
リモートデザインスプリントでは、ファシリテーターとアシスタントがスプリントをまとめ、管理することが非常に重要です。
リモート デザインスプリント プロセスでの課題
- バーチャルな環境では、カジュアルな会話がしにくいこともある。
- オンラインの場での率直な意見やアイデアの流れを再現するのは難しい。ファシリテーターは、参加者を会話に参加させる努力をしなければならない。
- タイムゾーンを合わせることは、特にチームが世界の反対側にある場合、大きな課題です。リモートデザインスプリントでは、この課題を克服するために多くの計画を立てる必要があります。
- 指示は、説明や文脈なしに書き記すと曖昧になりがちです。デザインスプリントのファシリテーターは、全員がそのやり方や目的を理解できるよう、細心の注意を払わなければなりません。
- リモートのデザインスプリント環境では、チームは断絶を感じる。人の顔は見えても、言葉以外のコミュニケーションや合図は少ない。
- ビデオの品質、照明、音声、背景の環境が悪いと、コミュニケーションや連携が難しくなります。
これらの課題に直面すると途方に暮れてしまうかもしれませんが、リモートデザインスプリントを簡単に実行するためのツールや戦略があります。それでは、リモートデザインスプリントのステップガイドをみてみましょう。
リモートスプリントの準備
通常のデザインスプリントでは、多くの計画と準備が必要ですが、リモートではより最新の注意と計画が必要になります。以下で、リモートデザインスプリントを成功させるために考慮すべきことをいくつか紹介します：
照明、オーディオ、ビデオ
標準的なPCのオーディオとビデオは、デザインスプリントを行うには不十分です。よりチームメンバーが集中できるように、全員がヘッドセットの使用を推奨します。
また、全員が高性能なウェブカメラがあることも必須です。リモートデザインスプリントは、参加とエンゲージメントを最大化するために、全員がビデオ通話で見える状態で行うのが最も効果的です。
スプリントのファシリテーターとアシスタントは良い音響、映像、照明がある状態でなければなりません。追加の機器を購入する場合は、惜しみなく投資をしましょう。指示を見聞きしやすくすることで、全員にとってより効果的なスプリントを行うことができます。ウェブカメラ、ヘッドセット、ポータブルライトは100ドル程度で購入できます。
余裕があれば、チームメンバー全員に同等なセットアップを購入し、全員が同じクオリティを体験できるようにしましょう。
iPadとモニターの追加
最近では、ほとんどの人が2つ以上のスクリーンを使って仕事をしています。チームメンバーに確認して、誰がデュアルモニターをセットアップしているかを確認し、そうでない人のために追加のモニターを購入することを検討しましょう。
リモートデザインスプリントは、ビデオ会議と、メモやホワイトボード、デザインツールなどの作業面を分けるのが効果的です。そうすることで、チームメンバーは共有ワークスペースで起きていることを常に確認することができます。
スケッチやメモを取るためのiPadは、ライブ環境を再現し、デザインスプリントの体験を向上させるのに大いに役立ちます。全員がiPadを持っているわけではなく、高価ではありますが、リモートデザインスプリントにとっては最適なツールです。
適切なツールの選択
リモートデザインスプリントでは、適切なツールとプラットフォームを選ぶことはとても重要です。メモなども含めてすべてが同期していなければなりません。また、使用するツールはできるだけ少なくしましょう。
例えば、BasecampやNotionのようなツールは、メッセージやコメント、メモ書き、アセットのアップロード、ホワイトボード（プランによっては一部機能が制限されますが）などに使えるので、すべてのコミュニケーションを一カ所にまとめます。
リモートデザインスプリントツールのおすすめはこちらです。
メモ機能やミーティング：
- Basecamp： リモートコラボレーション向け
- Google Keep： メモ共有アプリケーション（無料）
- Notion：Basecampと似ていて、リモートスプリントのための優れた機能を備えています。
オンラインホワイトボード：
オンラインホワイトボードツールは急速に成長しました。スティックメモやポスト・イットに代わる、おすすめをいくつか紹介します：
ビデオ会議
ユーザーテスト
デザインとプロトタイピング：
コラボレーティブなデザインツールは数多くありますが、部門を超えたチームのためのシームレスなコラボレーションのオプションが必要です。UXPinはリアルタイムのプロトタイプコラボレーションに最適です。
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日時選択
リモートのデザインスプリントのスケジューリングは、ライブイベントよりも難しいものです。特に、複数のタイムゾーンにまたがるリモートチームの場合はなおさらです。
例えば、ヨーロッパとアメリカのチームでデザインスプリントを開催する場合、アメリカの参加者はできるだけ早い時間に開始し、ヨーロッパの参加者は午後または夕方にセッションを行うことになります。
8時間以上の差がある場合は、より多くのスケジューリングと計画が必要になります。ブリーフィングとグループセッションのために全員を集め、勤務時間中に個々のタスクのために分かれることができるようにすることもできる。
また、チームを2つのグループに分け、1日1回連絡を取り合ってメモを共有し、並行してスプリントを進める戦略を立てるという方法もあります。
アシスタントを雇う
リモートデザインスプリントでは、ファシリテーターとアシスタントを用意することが不可欠です。ファシリテーターはスプリントに集中し、アシスタントは参加と合図をビデオで監視し、チャットでチームメンバーに確認し、質問にフラグを立て、リモートミーティングに必要なすべての管理を行います。
事前ミーティング
リモートスプリントのツールと日程を決めたら、スプリント前のミーティングをスケジュールすることが重要です。このセッションで、フォーマットの概要を説明し、ルールを確認し、全員にツールを紹介します。
また、スプリント前に各自のサウンド、ビデオ、照明のセットアップを確認し、問題点を洗い出すのも良いアイデアです。チームメンバーが利用可能なすべてのツールを使って、1つのアイコンや小さなコンポーネントを作成しなければならない、15～20分の超高速デザインプロジェクトを実施することもできます。
スプリント前の集まりでは、必要なものが揃っていること、ツールの使い方を全員が知っていることを確認し、問題を解決することを目的としています。
リモートスプリントの実行
Always-Onビデオ
デザインスプリント中の効果的なコミュニケーションとコラボレーションにビデオは欠かせません。スプリントアシスタントはビデオも監視し、質問や問題を抱えている場合はメッセージを送ります。
チームへのご褒美
ランチを提供したり、全員に食べ物を注文できるクーポン券を渡したりなど。
休憩
「スプリントマニュアル」の中で、ジェイク・ナップ氏の著書『Sprint』では90分ごとに休憩を取ることを推奨していますが、リモートスプリントでは、これは少し長すぎるかもしれません。そのため、リモートスプリントを45～60分のセッションに分け、5～10回の休憩と60分の昼食・主食休憩をとることを推奨します。
休憩中に音楽を流すことで、チームメンバーが部屋を出て、音楽が止まったら戻ってくることができることに気づいた人もいます。これは、休憩時間をコントロールし、次のセッションのために人を戻す受動的な方法です。
リモートデザインスプリントのステップ
デザインスプリントのプロセスでは、各ステップに1日ずつデザイン思考を使います：
- マッピング：ホワイトボードツールを使って、ユーザージャーニーをマッピングします。
- スケッチ： スクリーンを使う時間を最小限にするため、2日目は紙にスケッチすることを許可しましょう。アイデアを写真に撮ったり、スキャンしてホワイトボードに貼ってプレゼンします。
- 決定： BasecampやNotionのようなツールをデジタルホワイトボードと一緒に使い、行動計画やストーリーボードのアイデアをブレインストーミングする。
- プロトタイプ作成： UXPinのようなデザインツールを使って、製品デザインのアイデアのプロトタイプを作成します。
- テスト： UXPinで作成したプロトタイプを、お好みのユーザーテストツールでテストします。
その他のリモート向けのリソース
様々なロケーションで構成されるチームでデザインスプリントを実行するための、より詳細なガイドは以下のリソースをご参照ください：
- Sprint by Jake Knapp
- When Remote Design Fails: 5 Mistakes to Avoid
- How to Run a Remote UX Workshop
- How Can You Master Remote Work with UXPin
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