デザインチーム を効果的に管理する方法とは

誰もが知っている従来の「労働」は、ここ2、3年で劇的に変化しました。世界中のオフィスがバーチャルワークスペースやハイブリッドワークスペースを取り入れた働き方にシフトしていき、そのような変化は新しい考え方や働き方をもたらし、従業員と企業の成功に有益であることが証明されました。  

多くの人にとって、オフィスを離れることでより自律的になり、ワークライフバランスも良くなります。直接的にせよ間接的にせよ、従業員の幸せは企業の成功につながる傾向があります。良い姿勢と前向きなリーダーシップは、そのための直接的な橋渡しとなるのです。では、このような考え方は、デザインリーダーシップにどのように反映されるのでしょうか。  

主なポイント

• いい雰囲気で統合されたチームは、より多くのイノベーションを生み出し、個人は自らのデザイン能力に自信を持ち、参加者は増えていく。
• いちいち細かい管理や、何をすべきかを全員に指示することなくチームが機能するところまで到達できれば完璧。
• 権限を与えられたリーダーは、最終的にデザインの世界にポジティブな革新と変化をもたらす。もし、次のステップに進むべきか迷っていたら、人は本来励まされ、従事していると感じたときに最高の仕事を完成させるということを思い出すといい。
• まずは自ら切り込み、自身の決断を振り返る：その決断はチームの助けになったか、それとも進行を妨げたか？
• 行動計画を作成する：目標達成のために何を変えるべきか、どのようなリソースが必要かを決定する。
• 変更を加えつつ、それが思うようにいくかどうかを観察する。必要なら反復する。

もしあなたが現在デザインリーダーで、チームを効果的に管理し、ビジネスを成功させる方法をお探しでしたら、良いデザインチーム構造を作るためにできる重要なステップをいくつか見ていきましょう。本記事では、デザインリーダーシップとは何か、そしてそれをどのようにあなたの デザインチーム やビジネスに適切に適用できるかを探ります。

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 デザインチーム の管理 – 正しく行うために重要なステップ 

デザインリーダーシップとは、すべてのステップをいちいち細かく管理することではなく、優れたデザインリーダーは、むしろチームに対してインパクトのある指示を出すことができます。では、具体的にどのようにすれば、有意義なプロダクトデザインの職場環境が実現されるのでしょうか。

まずは、 デザインチーム をうまく管理するための重要なステップと、結束力のあるチームを作るために避けるべきことを見ていきましょう。  

ステップ１：デザイン部門の監査から始める

  UXデザインの監査から始めるように、目標を振り返ってみましょう。ロードマップの作成によって、組織におけるデザイン目標における達成すべきことがより明確に見えてきます。このロードマップで、道のりの凸凹が少なくなり目標に到達しやすくなります。  

次のステップでは、 デザインチーム の構造を全体的に監査します。チーム内にどのような人材がいるのかを把握し、その強みと弱みを確認するのです。こういったことの把握により、会社の目標達成のために必要な、適切なスキルを持ったメンバーが十分にいるかどうかがわかります。  

チーム全体をより深く理解するには、チームミーティングがいい方法です。さらに、デザインチームの監査は、日々の業務全体がどの程度うまくいくかを判断する上で非常に有効です。

監査によってチーム構造が明確になり、すべてのチームメンバーの役割と、彼らが役割を果たすために期待される能力を特定できます。明確化することで、全員に高い目的意識を持たせることができ、混乱や滞りなく一貫したタスクが設定されます。  

ステップ2：自分の間違いを確認し、認める。

  デザインチームのリーダーとしてチームを管理する際には、誠実な考え方を取り入れる必要があります。リーダーシップを発揮する上で、先天的な思い込みや古い思い込みはつきものですが、緊密なチームの雰囲気の中で働く場合、外部からのアウトプットは非常に貴重なものとなるのです。  

チームメンバーからのフィードバックという形で、外部からの意見をどんどん求めましょう。その際、匿名のアンケートや、毎日一緒に働いている人たちから情報を集めるための全員参加の電話でもかまいません。

厳しい意見を聞くのは大変ですが、そのような意見を直接メモすることは、チーム全体の強化につながります。リーダーシップの不足部分はさまざまな形で表れ、例えば、チームの明確な目標設定の度重なる失敗や、従業員に対して細かく管理しがちであるといった指摘がチームから来るかもしれません。  

どんな欠点があるにせよ、デザインリードとして少し工夫が必要なところは積極的に確認し、認めるようにしましょう。あなたやチームのメンバーも含めて、完璧な人間なんていないですからね。

ステップ３：やるべきことの計画を書く

  チームを成功に導くために、リーダーシップスタイルの改善や計画の立案と同様に重要なのが、プロジェクト管理に関わる要素であり、これはデザイン監査と密接に関係しています。把握したい質問としては、「増員は必要ですか？だとしたら、現在のチーム構成の中で、どのスキルのギャップを埋める必要があるか分かりますか？」などがあります。  

関連する項目として、スキルギャップ評価の実施が挙げられます。チームメンバーに得意なスキルを聞いてみましょう。直接聞いてみることで、これまであまり意識されていなかったスキルや、今後のデザインプロジェクトに役立つスキルが見つかるかもしれません。

チームメンバーとの1対1のミーティングやグループミーティングでは、これから伸ばしたいスキルについて質問するのもいいでしょう。そうすることで、彼らが望むキャリアパスとデザインチーム全体のコンピテンシーをどのように統合するかを計画することができます。スキルのギャップを埋めるために、チームメンバーがスキルを磨き、開発する方法を提案しましょう。

企画段階では、募集・採用の段階で、デザインチームづくりがうまくいっているかどうかの確認が重要です。遅れをとっている分野があればメモをしておき、以下を考えてみましょう：

• 候補生の離職率が高くなっているか
• オンボーディングプロセスで、新入社員が繰り返し質問をし続けることがあるか

  このような質問と、タスクの配分、仕事量の管理、一貫したパフォーマンスなど、その他の潜在的な改善点を検討しましょう。  

ステップ４：成果の測定法を決める

  このような項目を把握し、具体的な変更が実施されたら、その変更をどのように評価するのか、しっかりとした計画がいると考えるでしょう。実施した変革が成功したかどうかを測るのに必要なのです。  

成果の全体的な成功を評価するとき、以下を自分自身に問いかけてみてください：

• 問題を解決できたか？：デザインとは、単なるグラフィックやカラーパレットではなく、その核心は、クリエイティブなチャンネルを通じて、相互作用と問題解決を促すことなのです。もしあなたが、例えば従業員の定着率の低さなどの現実の問題を特定し、よりオープンなコミュニケーションとフィードバックなどのより良い解決策を提供したのなら、それは成功と言えるでしょう。　
• プロセスを改善したか：デザインは、必ずしも補足に関するものである必要はなく、むしろ、調査中に冗長で役に立たなかったステップが特定されるかもしれません。優れたデザイン・リーダーシップとは、うまくいっていないものを切り捨てたり、取り除いたりすることもあるかもしれません。様々な開発ルートを通じてプロセスをより効率的にしたのなら、よかったですね、またひとつうまくいきましたよ！
• フィードバックに対してオープンだったか： デザインの成功は、まさに従業員と経営陣の個人的な成長であり、効果的なコミュニケーションを通じて示すことができます。フィードバックを受け入れてオープンなコミュニケーションをとることは、なかなか習得しにくいスキルですが、優秀なリーダーなら誰にでもあるはずです。プライドを捨て、率直なフィードバックを受けましょう。あなたもチームも、もっと良くなるはずです。

オススメの測定方法は、改善しようと計画している特定の領域によって異なります。例えば、自身のデザインリーダーとしての資質を測りたいのであれば、職場について従業員がどう感じているかを測るメトリクスである「従業員NPS（ネットプロモータースコア）」などの定量調査を実施するといいでしょう。

このようなアンケートを実施することで、例えば3ヶ月や6ヶ月間でスコアがどのように変化したかを確認することができます。これは単なる一つの手段ですが、従業員の満足度を見るのによく行われる方法です。  

例えば、チームメンバーの定着率を上げて離職を防ぎたいと考えていたら、従業員の適切な定着のために必要な措置を講じた後、特定の行動項目を実施した後に平均在職期間がどのように変化したかを測るといいでしょう。  

あるいは、2週間という時間枠の中で、チームがどのくらいのタスクをきちんと完了したか測定したい場合は、このようなメトリクスを隔月で比較するといいでしょう。測定は、さまざまな影響要因にアプローチする現実的な方法がある「フィボナッチ数列のポイント」を通してアプローチできます。  

ステップ５：トランスフォーメーションプロセスの開始  

これで、デザインチームの働き方の効率化ができるようになりました。上記のステップを要約して実行すると、次のようになります：  

• １対１のミーティング：チームリーダーとチームメンバーの報告者が緊急の問題について個別に連絡を取り合い、強い関係を構築するには、１対１でのミーティングがいい方法です。また、このミーティングによって、従業員は自分が製品チームの重要な貢献者であると感じ、目標に向かってきちんと仕事をこなし、スキルも上がっていることを確認することもできます。1対1は、現状報告としてではなく、定期的にフィードバックを行い、キャリアアップや新しいスキルの習得を促すプラットフォームとして活用すべきです。
• 毎日のスタンダップ：デイリースタンドアップでもハドル会議と呼ばれるものでも、その考え方は同じです。スタンダップでチーム全体が情報を共有し、つながっていることを実感できるようにすることで、進捗状況の把握、必要な改善点や未解決の問題の明確化、仕事の完了状況についてのチームの状況の把握ができます。
• チームビルディング活動：士気を高め、チームワークを活発にするためのさまざまな活動があり、コミュニケーションを前面に押し出し、製品チームの連携を自由な流れにし、最高の職場の雰囲気を作り出すのに使えます。チームビルディングで、プロダクトマネージャーと従業員が、従来の職場環境以外で互いのことをより深く知ることができるかもしれません。脱出ゲームやゴルフコースでの1日など、楽しくて魅力的なアクティビティになるといいですね。

チームの成功には、成長と連携が欠かせません。当社のDesignOps eBookの最初の柱で説明したように、デザインチームの幸福度は、経営計画の最重要事項であるべきです。上記のステップは、チームが成長し、大切にされていると感じる事ができるようになるための、提案の一つに過ぎません。

ステップ6：反復の力を見逃さない. 

  成長は一筋縄ではいきません。なので定期的にチームメンバーとのコミュニケーションを取るようにしましょう。そうすることで、何がうまくいっているのか、どんなやり方がうまくいっていないのかが見えてきます。そうなると、そこからが巻き返しのチャンスです。

ここでもまた、チームメンバーに率直なフィードバックを求めましょう。それは、対面式の会議でもアンケートでも構いません。オープンなコミュニケーションは、デザインプロセスや製品開発のワークフローを円滑に進める上で理想的な環境であり、気づきを得た従業員は、最終的に評価されていると感じるのです。一般論ではなく、明確なアクションに焦点を当てることを忘れないでください。具体的に掘り下げることで、誰もがより良い結果を得ることができます。  

アンケートを実施する場合は、頻度を上げ過ぎないように注意しましょう。データを収集した期間が短すぎて適切な結論を導き出せない可能性や、チームメンバーにあなたの決断を頻繁に評価してもらうことは、あなたがデザインリーダーとしての能力に自信がないと思われる可能性があります。デザインリーダーとして進むべき方向性を明確にすることで、チームはそれを評価してくれるはずです。

チームの連携とデザインチームの管理方法を改善するために、繰り返し実験しましょう。適切なデザインチームの管理は長距離走であり、短距離走ではないことを忘れないで下さい。良いチームを育てるには、試行錯誤が必要なのです。  

チームを成功に導こう

DesignOpsの第一の柱は、優れたビジネスの核となる「人」を扱うことです。  

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